ПУБЛИКАЦИИ / простой склада из-за нехватки персонала
Как избежать простоя склада из-за нехватки персонала
Простой склада из-за нехватки рук — это не форс-мажор, а управленческая ошибка, которую можно предсказать и предотвратить. Пока вы читаете эти строки, на вашем складе, возможно, уже зреет кадровый кризис: кто-то из сотрудников обновляет резюме, кто-то устал от переработок, а кто-то ждёт лишь повода, чтобы уйти к конкурентам.
Я, Артём Молчанов, за 14 лет подобрал персонал для десятков складов и видел одну и ту же картину: компании тратят огромные суммы на ликвидацию «авралов», но почти ничего — на их профилактику. В этой статье я дам вам не общие слова, а конкретную стратегию из четырёх шагов, которая позволит вам спать спокойно, зная, что ваша логистика защищена от внезапных увольнений.
Я, Артём Молчанов, за 14 лет подобрал персонал для десятков складов и видел одну и ту же картину: компании тратят огромные суммы на ликвидацию «авралов», но почти ничего — на их профилактику. В этой статье я дам вам не общие слова, а конкретную стратегию из четырёх шагов, которая позволит вам спать спокойно, зная, что ваша логистика защищена от внезапных увольнений.
Рассказываю, как на самом деле устроен подбор. Без теории — только практика из моих кейсов. Объясняю, почему кандидаты на самом деле уходят и как компании теряют на этом деньги. Всё, что обычно остаётся за кадром, — простыми словами.
Артём Молчанов
Ведущий рекрутер, CEO
Кадровое агентство «Сектор найма»
Кадровое агентство «Сектор найма»
Пошаговый план
Шаг 1
Шаг 1
Создайте «живой» кадровый резерв (не папку со старыми резюме)
Кадровый резерв — это не архив, а активный процесс. Его суть в том, чтобы знакомиться с кандидатами до того, как возникнет острая необходимость.
Результат шага: У вас формируется пул из 10–15 человек, с которыми вы уже знакомы заочно. В случае увольнения вы не начинаете поиск с нуля, а сразу делаете несколько целевых звонков.
- Постоянный медленный набор. Выделите 30 минут в неделю на просмотр новых резюме по вашим ключевым специальностям (кладовщик, комплектовщик, грузчик) в вашем городе. Даже если вакансий нет. Цель — не найти сотрудника «прямо сейчас», а подписаться на 2–3 перспективных кандидата. Добавьте их в телеграм или отметьте в специальной таблице.
- Тест «Телефонного собеседования на будущее». Раз в две недели звоните 1–2 таким кандидатам. Короткий разговор на 5 минут: «Здравствуйте, мы формируем базу надёжных специалистов для будущих проектов. Расскажите в двух словах о своём опыте? Что для вас важно в работе?». Это даёт вам два преимущества: 1) вы оцениваете человека «в холодном режиме», без спешки; 2) вы создаёте первичный контакт, и когда вам срочно понадобится человек, звонок ему будет не из ниоткуда.
- Партнёрство с рекрутером на опережение. Договоритесь со специалистом по подбору не об «авральных» заявках, а о ежемесячной рассылке. Попросите раз в 3–4 недели присылать вам подборку из 5–7 проверенных резюме по вашим типовым требованиям. Это как регулярный техосмотр для вашей кадровой устойчивости. Услуга «резерва» часто стоит в разы дешевле срочного подбора.
Результат шага: У вас формируется пул из 10–15 человек, с которыми вы уже знакомы заочно. В случае увольнения вы не начинаете поиск с нуля, а сразу делаете несколько целевых звонков.
Шаг 2
Шаг 2
Внедрите перекрёстное обучение и создайте систему подмен
Самая частая причина простоя — уход ключевого сотрудника, которого некому заменить. Решение — сделать так, чтобы не было «незаменимых» на операционном уровне.
Результат шага: Вы снижаете операционные риски. Внезапное отсутствие одного человека не парализует участок, а лишь временно снижает его скорость. У вас есть внутренний ресурс для манёвра.
- Составьте карту взаимозаменяемости. Возьмите лист бумаги и нарисуйте схему: кто и кого может подменить. Например, опытный кладовщик «А» может на 80% заменить сотрудника приёмки «Б». Грузчик «В» обучен основам комплектовки. Цель — чтобы у каждой критической функции было минимум два человека, способных её выполнить.
- «Час наставничества» в неделю. Введите правило: один раз в неделю два сотрудника из смежных зон работают 60 минут вместе. Комплектовщик показывает грузчику, как работает терминал сбора данных. Кладовщик объясняет упаковщику основы приёмки документов. Это не полноценное обучение, а снятие барьера страха перед чужой операцией.
- Материальная мотивация за гибкость. Внесите в систему премирования пункт за «овладение смежными функциями». Сотрудник, который официально освоил и готов подменить коллегу, получает небольшую, но постоянную надбавку. Это превращает взаимопомощь из обязанности в личную выгоду.
Результат шага: Вы снижаете операционные риски. Внезапное отсутствие одного человека не парализует участок, а лишь временно снижает его скорость. У вас есть внутренний ресурс для манёвра.
Шаг 3
Шаг 3
Научитесь измерять «температуру» в коллективе и вовремя реагировать
Люди редко увольняются внезапно. Сначала возникает недовольство, которое растёт как снежный ком. Ваша задача — вовремя его заметить.
Результат шага: Вы перестаёте быть заложником ситуации и начинаете управлять кадровыми рисками проактивно, а не реагировать на их последствия.
- Регулярная «пятиминутка не о работе». Раз в две недели проводите короткие (5–7 минут) индивидуальные встречи с ключевыми сотрудниками среднего звена (бригадиры, старшие смены). Вопросы должны быть простыми и открытыми: «Как настроение? Видишь ли какие-то проблемы, которые мы можем решить заранее? Что нужно тебе или твоей команде для плодотворной работы?». Не давайте обещаний с ходу, просто слушайте и благодарите.
- Мониторинг трёх ключевых индикаторов. Отслеживайте не только KPI по отгрузкам, но и простые кадровые метрики:
- Количество сверхурочных на человека. Резкий рост — явный сигнал перегруза.
- Динамика больничных. Частые «больничные» у ранее надёжного сотрудника могут быть признаком эмоционального выгорания или поиска другой работы.
- Активность в соцсетях. Периодическое (раз в месяц) внимание к открытым профилям ключевых сотрудников в LinkedIn или VK. Частые обновления резюме или добавление новых контактов из рекрутинговых агентств — тревожный знак.
- План точечного удержания. Если вы видите, что ценный сотрудник демотивирован или перегружен, не ждите его заявления. Предложите ему индивидуальное решение: дополнительный выходной, разовую премию, возможность пройти простой курс обучения за счёт компании. Стоимость таких мер всегда ниже, чем затраты на срочный поиск и адаптацию нового человека.
Результат шага: Вы перестаёте быть заложником ситуации и начинаете управлять кадровыми рисками проактивно, а не реагировать на их последствия.
Шаг 4
Шаг 4
Разработайте и отрепетируйте «План Б» на случай массового ухода
Даже идеальная профилактика не даёт 100% гарантии. Поэтому у ответственного руководителя всегда есть на полке готовый кейс действий на худший сценарий.
- Создайте шаблон «Срочной вакансии». Заранее подготовьте текстовые блоки для быстрой публикации объявлений на hh.ru и Авито. У вас должны быть готовы: чёткий заголовок («Срочно требуется кладовщик на склад в [район]»), описание условий, список требований. В момент кризиса вам останется только вставить название компании и зарплату.
- Определите внешних помощников заранее. Не ищите рекрутинговое агентство в панике. Выберите его сейчас. Проведите несколько вводных встречей, обсудите условия, tariffs, попросите показать кейсы по срочному подбору именно складского персонала. Лучший вариант — договориться о «горячей линии»: в обмен на обещание обращаться в первую очередь, вы получаете приоритет и, возможно, специальные условия. Добавьте контакты 2–3 таких проверенных подрядчиков в специальный раздел ваших служебных заметок.
- Проведите «Кадровые учения» раз в полгода. Соберите управленческую команду склада и смоделируйте ситуацию: «Завтра увольняются 3 грузчика из ночной смены. Наши действия по часам на первые 72 часа». Пропишите, кто звонит рекрутеру, кто запускает объявления, кто перераспределяет текущие задачи. Такая репетиция снимет панику и повысит слаженность действий в реальной ситуации.
- Результат шага: Вы сводите последствия даже самого неприятного кадрового инцидента к управляемому кризису с известным алгоритмом выхода из него.
Cтратегия кадровой устойчивости
Простой склада из-за нехватки персонала — это вопрос не везения, а управления. Сведём всю стратегию в один наглядный план:
- Каждую неделю уделяйте 30 минут кадровому резерву — просматривайте резюме и делайте «холодные» звонки.
- Каждый месяц анализируйте «температуру» в коллективе через короткие встречи и простые метрики (переработки, больничные).
- Каждый квартал проводите «час наставничества» для развития взаимозаменяемости в команде.
- Каждые полгода репетируйте «План Б» на случай увольнений с ключевыми сотрудниками.
Итог
Эта система требует не огромных бюджетов, а вашего системного внимания. Она превращает кадровый вопрос из постоянной «головной боли» в рутинный управленческий процесс.
И помните главное: инвестиция в профилактику кадрового кризиса всегда дешевле, чем его ликвидация. Стоимость одного дня простоя среднего склада может достигать сотен тысяч рублей. Стоимость же еженедельного выделения часа вашего времени и создания партнёрства с рекрутером — несопоставимо ниже.
Готовы выстроить такую систему на своём складе? Начните с первого шага уже на этой неделе. А если хотите обсудить, как быстро создать кадровый резерв для вашей конкретной ситуации — обращайтесь.
И помните главное: инвестиция в профилактику кадрового кризиса всегда дешевле, чем его ликвидация. Стоимость одного дня простоя среднего склада может достигать сотен тысяч рублей. Стоимость же еженедельного выделения часа вашего времени и создания партнёрства с рекрутером — несопоставимо ниже.
Готовы выстроить такую систему на своём складе? Начните с первого шага уже на этой неделе. А если хотите обсудить, как быстро создать кадровый резерв для вашей конкретной ситуации — обращайтесь.
